Visbiežāk pieļautās kļūdas, piedaloties iepirkumos (un kā no tām izvairīties)

Ievads: Kāpēc tik daudzi piedāvājumi tiek noraidīti, pirms tie pat tiek izskatīti?

Visā ES katru gadu tiek publicēti tūkstošiem publisko iepirkumu. Piegādātājiem katrs no tiem ir iespēja iegūt jaunus klientus un nostiprināt savu tirgus pozīciju. Tomēr daudzi piedāvājumi tā arī netiek tālāk par pirmo atlases posmu. Tie tiek noraidīti nevis tāpēc, ka piedāvājuma iesniedzējam trūktu spējas izpildīt pasūtījumu, bet gan tāpēc, ka tajos ir pieļautas kļūdas, kuras varēja novērst. Tādas kļūdas kā trūkstoši dokumenti vai nepareizs cenu aprēķins var izbojāt mēnešiem ilgu sagatavošanās darbu.

Labā ziņa ir tā, ka lielāko daļu no šīm kļūdām var novērst ar pārdomātu pieeju. Turpinājumā apskatīsim visbiežāk sastopamās kļūdas, ar kurām piegādātāji saskaras, sagatavojot piedāvājumus, un to, kā tās novērst.

Kļūda Nr. 1: Nepietiekami izpētītas iepirkuma specifikācijas

Iepirkuma dokumenti var būt gari un detalizēti, un prasības var būt izvietotas dažādās sadaļās. Pārsteidzoši bieži ir gadījumi, kad pretendenti neievēro kādu tehnisko vai administratīvo prasību tikai tāpēc, ka tā ir paslēpta pielikumā vai uzrakstīta sarežģītā valodā.

Sekas ir tūlītēja izslēgšana. Pat spēcīgs piedāvājums netiek izskatīts, ja tas neatbilst pamatprasībām.

Kā no tā izvairīties: sāc ar rūpīgu visu konkursa dokumentu pārskatīšanu. Izveido galveno prasību kopsavilkumu un pārliecinies, ka katra piedāvājuma daļa precīzi atbilst šīm prasībām. Iesaisti pārskatīšanas procesā vairākas personas, lai vieglāk pamanītu garām palaistās nianses.

Kļūda Nr. 2: Nepilnīgas dokumentācijas iesniegšana

Publiskajos iepirkumos bieži vien ir nepieciešams iesniegt daudzus dokumentus: finanšu pārskatus, atbilstības apliecinājumus, atsauksmes un citus dokumentus. Ja trūkst kaut viens no obligātajiem dokumentiem, piedāvājums var tikt noraidīts.

Kā no tā izvairīties: procesa sākumā izveido pārbaudes sarakstu, kurā iekļauj visus nepieciešamos dokumentus. Katram dokumentam piešķir atbildīgo personu un savlaicīgi pirms iesniegšanas termiņa pārliecinies, ka visi dokumenti ir sagatavoti.

Kļūda Nr. 3: Formatēšanas un iesniegšanas kļūdas

Formatēšanas kļūdas var šķist mazsvarīgas, bet ES iepirkumos tām var būt nopietnas sekas. Bieži sastopamas kļūdas ir nepareizas veidlapas izmantošana, lapas neparakstīšana vai pieteikuma iesniegšana pēc termiņa beigām. Šādas kļūdas vērtētājiem neatstāj citu iespēju kā izslēgt piedāvājumu.

Kā no tā izvairīties: precīzi ievēro norādes. Sagatavo gala dokumentus vismaz dienu pirms iesniegšanas un palūdz kādam citam tos pārskatīt. Savlaicīgi augšupielādējot dokumentus, var izvairīties no pēdējā brīža tehniskajām problēmām.

Kļūda Nr. 4: Nepietiekams spēju apliecinājums

Daudzi iepirkumi prasa pierādīt, ka piegādātājam ir finansiālā stabilitāte un tehniskā pieredze, lai īstenotu projektu. Pretendenti dažkārt sniedz nepilnīgus vai neskaidrus apliecinājumus, kas var radīt šaubas vērtētājiem.

Kā no tā izvairīties: sniedz skaidrus un pārbaudāmus iepriekšējo projektu, komandas kvalifikācijas un finanšu stāvokļa apliecinājumus. Izmanto datus un konkrētus piemērus, nevis vispārīgus apgalvojumus.

Kļūda Nr. 5: Novērtēšanas kritēriju svaru ignorēšana

Katram iepirkumam ir vērtēšanas kritēriji ar konkrētu svaru. Piedāvājums var būt skaisti uzrakstīts, bet tik un tā zaudēt, ja tas nav orientēts uz aspektiem, kas dod visvairāk punktu.

Kā no tā izvairīties: rūpīgi izpēti kritēriju svaru. Ja cena ir 70 procentu vērta, velti laiku konkurētspējīgas cenu stratēģijas izveidei. Ja tehniskā kvalitāte ir svarīgāka, uzlabo šo sadaļu ar detalizētiem risinājumiem. Vienmēr pielāgo ieguldīto darbu attiecīgi punktu skaitam.

Kļūda Nr. 6: Neprecīzas vai vispārīgas atbildes

Daži piegādātāji vairākos iepirkumos atkārtoti izmanto vienus un tos pašus standarta tekstus. Lai arī tas ietaupa laiku, bieži vien rezultātā tiek sniegtas nekonkrētas atbildes, kas neatbilst konkrētajām prasībām. Novērtētāji meklē individuāli pielāgotus risinājumus, nevis vispārīgus aprakstus.

Kā no tā izvairīties: atbildēs atspoguļo iepirkuma formulējumus un prasības. Skaidri parādi, kā tavs risinājums atbilst pircēja prasībām. Izvairies no liekiem papildinājumiem un koncentrējies uz būtisko.

Kļūda Nr. 7: Pārāk augsta vai pārāk zema cena

Cenu noteikšana ir viena no sarežģītākajām iepirkuma daļām. Ja tavs piedāvājums ir pārāk dārgs, tu riskē zaudēt konkurētspēju. Ja tas ir pārāk lēts, vari radīt šaubas par savu spēju nodrošināt rentabilitāti vai riskēt zaudēt sava uzņēmuma ierasto peļņu. Abas galējības var beigties ar neuzvarētu iepirkumu.

Kā no tā izvairīties: Izpēti līdzīgus iepirkumus un analizē konkurentu cenas, lai noteiktu reālistisku cenu līmeni. Izstrādā cenu stratēģiju, kas ir konkurētspējīga, bet vienlaikus arī ilgtspējīga tavam uzņēmumam.

Kontroles saraksts: galīgā pārskatīšana pirms piedāvājuma iesniegšanas

Pirms iesniegšanas, pajautā sev:

• Vai esam izpildījuši visas specifikācijā minētās prasības?

• Vai visi nepieciešamie dokumenti ir iekļauti?

• Vai veidlapas ir pareizi aizpildītas, noformētas un parakstītas?

• Vai priekšlikums skaidri pierāda mūsu spēju īstenot projektu?

• Vai esam fokusējušies uz kritērijiem ar vislielāko svaru?

• Vai mūsu atbildes precīzi atbilst prasībām?

• Vai mūsu cenas ir konkurētspējīgas un reālistiskas?

Kā Sorsera palīdz izvairīties no šīm kļūdām

Pat rūpīgi sagatavojoties, piedāvājumu iesniegšana var būt nogurdinoša. Tieši tāpēc Sorsera atvieglo piedāvājuma sagatavošanas procesu piegādātājiem.

• Sorsera analītikas rīki ļauj izpētīt iepriekšējo cenu dinamiku līdzīgos iepirkumos un apskatīt konkurentu rādītājus, palīdzot izvairīties no kļūdām cenu aprēķināšanā.

• Iespēju darbvirsma nodrošina tavai komandai centrālu vietu, kur sekot līdzi iepirkumiem, termiņiem un paveiktajam darbam.

• Integrētā uzdevumu pārvaldība atvieglo pienākumu koordinēšanu un nodrošina, ka netiks aizmirsta neviena prasība vai dokuments.

Apvienojot labākus datus ar labāku darba organizāciju, Sorsera palīdz piegādātājiem sagatavot spēcīgākus piedāvājumus un uzlabo to izredzes uz panākumiem.

Noslēgums: veiksmīga iepirkumu iesniegšana sākas ar pareizu pamatelementu ieviešanu

Veiksmīga dalība iepirkumā nav atkarīga tikai no labākā produkta vai pakalpojuma piedāvājuma. Tā ir arī saistīta ar izvairīšanos no novēršamām kļūdām, kas var izslēgt labus piegādātājus. Pievēršot uzmanību detaļām un ieviešot strukturētu procesu, jūs varat ievērojami uzlabot savas izredzes uzvarēt.

Ja vēlies pacelt savu piedāvājumu sagatavošanu jaunā līmenī, uzzini, kā Sorsera var palīdzēt.